Hoe ga jij om met extra eisen?

Een klant stelde mij de volgende vraag ‘hoe kan ik het beste om gaan met extra gestelde eisen van de opdrachtgever?’. Je herkent het vast wel. Je hebt de aanbesteding gewonnen en met het startoverleg merk je dat er ineens extra eisen gesteld worden. Hetzij aan de uitvoering, hetzij aan de aan te leveren documentatie.

Alle eisen dienen tijdens de aanbesteding helder en duidelijk te zijn. Dit is het enige document waarin de opdrachtgever kan aangeven wat zijn eisen zijn ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden. Nou heb je altijd nog opdrachtgevers die na de gunning met een heel eisenpakket aan komen. Dat kan niet alleen onduidelijkheden opleveren, het geeft ook nog een heleboel stress en extra werk. En daar zit je als aannemer niet op te wachten!

Toch wil je de opdrachtgever daarin tegemoetkomen en dient er een gulden middenweg gezocht te worden.

Door onderstaande 4 stappen te volgen laat jij jouw expertise zien en geef je de opdrachtgever de kans om alles op tafel te leggen.

Stap 1: voorbereiding is alles!

Op het moment dat jij in het startoverleg geconfronteerd wordt met extra eisen terwijl je zelf eigenlijk niet helemaal precies weet wat er in de aanbestedingsstukken staat, wordt je overdondert.

Door voor het startoverleg een overzicht te maken van de gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten kan jij dit makkelijker overzien. Misschien zijn de ‘extra’ eisen wel al vastgelegd tijdens de aanbesteding. Hierin merk ik dat ook vaak de opdrachtgever niet precies weet wat er allemaal voor eisen in staan. Simpelweg omdat de directievoerder/toezichthouder geen input hebben gehad in de aanbestedingsdocumenten. Jouw overzicht voorkomt ruis op de lijn. Zo laat je ook meteen zien dat je ieder project vanaf het begin goed aanpakt en precies weet wat de eisen zijn.

Stap 2: onderhandelen mag!

Zodra er een ‘extra’ eis op tafel komt die niet in de aanbestedingsdocumenten vermeld staan, mag je dat ook aangeven. Speel hierin open kaart en geef aan dat je niet te beroerd bent om deze eis op te pakken. Maar wees er wel heel erg realistisch in. Kost deze extra eis veel tijd dan ga je in onderhandeling. Dit kan onderhandelen op prijs zijn, maar ook in tijd zoals de opleverdata of dat je extra tijd krijgt om de werkzaamheden uit te voeren (niet 1 december klaar maar 15 december bijvoorbeeld). In een onderhandeling is ieder cijfer onderhandelbaar. Ga hier creatief mee om zonder jezelf en/of je opdrachtgever hiermee te belasten. Het doel is nog steeds om je opdrachtgever te ontzorgen, maar dan moet het wel haalbaar en realistisch zijn.

Stap 3: leg je afspraken vast!

Vaak wordt een bouwverslag door de opdrachtgever opgesteld. Noteer ook voor jezelf deze gemaakte afspraken zodat je altijd kan controleren of het juist in het verslag is gekomen. Is dat niet het geval, geef dat dan zo snel mogelijk door en laat de afspraak helder en duidelijk op papier komen. Niemand heeft iets aan halve afspraken. Over een paar maanden ben jij en is je opdrachtgever vergeten hoe het gesprek precies verlopen is.

Nog beter is om tijdens het startoverleg de gemaakte afspraak samen te vatten. In de trend van ‘dus wij zijn overeengekomen dat …….’ vat je de afspraak in 1 zin samen.

Stap 4: blijf doorvragen!

Hoe meer informatie jij tijdens het startoverleg boven water krijgt, hoe makkelijker het werk gaat verlopen. In iedere agenda staat wel een agendapunt met ‘rondvraag’. Wat ik merk is dat we tijdens de rondvraag al met een voet buiten staan. En dat we al snel ‘ja’ zeggen op iets wat helemaal niet handig is.

Voorkom dat er nog eisen tijdens de rondvraag op tafel komen door na iedere ‘extra’ eis bewust te vragen of er nog meer wensen/eisen zijn. Ook hiermee laat jij zien dat je graag de opdrachtgever ontzorgt en dat je graag je werkzaamheden goed wil uitvoeren. Dat kan alleen als je precies weet wat je opdrachtgever van jou verlangt. Blijf doorvragen totdat je opdrachtgever ‘nee, dit zijn alle toevoegingen’ of ‘laten we door gaan naar het volgende agendapunt’ zegt. Dan heb je je opdrachtgever voldoende tijd gegeven om zijn/haar inbreng te leveren en kan je met een gerust hart door naar het volgende agendapunt.

Ik hoop dat je met deze 4 stappen aan de slag kan.

Mocht jij vragen of opmerkingen hebben dan hoor ik deze uiteraard graag. Laat een reactie achter in het reactieveld hieronder. Deel dit bericht als je iemand kent die deze stappen goed kan gebruiken. Zo kunnen we elkaar verder helpen!

Alvast hartelijk dank voor je reactie!

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij