In 4 stappen vertrouwen opbouwen bij je opdrachtgever

Begin dit jaar heb ik mijn bedrijfsvoering omgegooid. Van de kant van de opdrachtgevers naar de kant van de aannemers. En ondanks dat ik een heel aantal aannemers al kende, liep ik toch ook tegen het stukje vertrouwen aan. Omdat iemand je kent, wil dat nog niet zeggen dat zij genoeg vertrouwen hebben om met jou in zee te gaan.

En dat geldt ook voor aannemers in relatie met hun opdrachtgevers.

Hoe win je nou iemands vertrouwen?

Vertrouwen krijgen en geven is iets heel persoonlijks en voor niemand gelijk. De ene persoon is heel snel van vertrouwen en die persoon hoef je maar 1 of 2 keer gesproken te hebben. Maar andere personen hebben meer contact momenten nodig voordat zij jou hun vertrouwen geven.

Deze contactmomenten zijn een van de belangrijkste tools die je in kan zetten. En dan heb ik het natuurlijk over het persoonlijke contact, dus niet alleen per e-mail of telefonisch.

Maar wat als je daar nou helemaal geen tijd voor hebt, omdat jij net een opdracht gegund hebt gekregen bij een onbekende opdrachtgever?

Op dat moment haal je het vertrouwen dus direct uit je prestaties binnen het werk. En over dat vertrouwen opbouwen gaat deze blog.

Vertrouwen krijgen door

Stap 1: Kennismaking

Bijna ieder werk begint met een startoverleg. Daarin wordt het werk besproken en nader kennis gemaakt met elkaar. Dit is dus jouw eerste moment van vertrouwen opbouwen.

Voor dit startoverleg is het dan ook van belang dat jij zelf, als eigenaar, ook aanwezig bent. Jij kent immers je bedrijf het beste en jij weet precies wat je doelen zijn voor je bedrijf en hoe jij hiermee op gaat. Daarnaast neem jij natuurlijk ook je werkvoorbereider/uitvoerder mee naar dit overleg. En vooral de uitvoerder is dan van belang, want die persoon wordt namelijk het aanspreekpunt voor dit werk. De opdrachtgever ziet nu wie het werk voornamelijk begeleidt en uitvoert en kan zo al een vertrouwensband opbouwen. Wissel dan ook niet te vaak van uitvoerder! Dat geeft een rommelig en chaotisch beeld en schept geen vertrouwen in een goede afloop van het werk.

Vertrouwen krijgen door

Stap 2: Vragen stellen

Vanaf het allereerste contact moment, gedurende het werk en na afloop van het werk is het stellen van vragen cruciaal voor een goede uitvoering. Het stellen van vragen geeft jou namelijk de optie om het werk nog beter te begrijpen. Wat wil de opdrachtgever nou precies? Waar let de opdrachtgever op? Wat heeft hij niet genoemd in de aanbesteding, maar is wel heel belangrijk voor hem?

Houd ook altijd de voortgang in de gaten en vraag dat regelmatig aan je opdrachtgever. Iedere opdrachtgever wenst goed op de hoogte te zijn en blijven van het werk. Door de opdrachtgever continue te vragen (dus te polsen) laat je weten dat jij hem/haar belangrijk vind. Dit geeft vertrouwen voor dit werk EN toekomstig werk.

Vertrouwen krijgen door

Stap 3: Planning

Ieder werk valt en staat met een uitstekende planning van de werkzaamheden. Een planning dient rekening te houden met allerlei facetten; het juiste materiaal en materieel op de juiste plek, op het goede moment contact opnemen met de omgeving/belanghebbenden, hoe en wanneer jij de EMVI-criteria inzet, etc.

Het is de kunst om de planning zo in te richten dat deze te allen tijde veranderbaar is. Want niets is zo veranderlijk als een planning. Houd dus rekening met weersafhankelijke werken, defect materiaal en/of een andere aanpak tijdens de uitvoering.

Door een uitstekende planning op te stellen laat jij de opdrachtgever zien, precies te weten wat het werk inhoudt EN hoe jij deze het beste kan uitvoeren. Zorg er ook voor dat de planning altijd up-to-date blijft EN inzichtelijk voor de opdrachtgever. Spreek van te voren af wanneer de nieuwe planning wordt toegestuurd EN houdt je daar ook aan!

Een uitstekende planning waarbij rekening is gehouden met het meest onverwachte, geeft vertrouwen bij de opdrachtgever op een goede afloop.

Vertrouwen krijgen door

Stap 4: Evaluatie

Nadat het werk is afgerond en opgeleverd, neem dan altijd de tijd voor een evaluatie. Doordat jij de opdrachtgever bent blijven vragen, heb jij gedurende het werk al redelijk wat kleine brandjes geblust. En heeft de opdrachtgever een goed gevoel over het verloop. Maar toch is het mogelijk dat de opdrachtgever bepaalde dingen toch anders had gewild.

Het is menseigen om de mindere punten langer te onthouden dan de punten die goed zijn gegaan. Daarom is het van belang om alles boven tafel te krijgen en dat kan alleen met een evaluatie. Een evaluatie van het werk is namelijk terugkijken naar het geheel en niet alleen op kleine aspecten.

Tijdens de evaluatie worden vragen gesteld over de communicatie in zijn algemeenheid, stiptheid op het nakomen van gemaakte afspraken en het houden aan de planning.

Door ook dit laatste stukje informatie boven te halen, laat jij de opdrachtgever zien dat jij het belangrijk vind om het werk goed af te sluiten. Ook jij kan hier weer van leren naar deze en andere opdrachtgevers om zo nog beter werk te leveren.

Deze laatste stap geeft de opdrachtgever het vertrouwen dat jij een relatie met de opdrachtgever belangrijk vind. En door deze relatie te verbeteren, verbeter jij ook je werkkwaliteit waardoor de opdrachtgever de volgende keer meer naar jou neigt om het werk te gunnen.

Ik wens je heel veel succes met het doorlopen van dit stadium. Ik hoop dat ik ook hiermee jou vertrouwen heb gekregen.

Nu is mijn vraag aan jou bij welke stap kan ik jou helpen. Wat was niet helemaal duidelijk of waar wil je wat meer informatie over? Geef dit aan in het reactieveld hieronder.

Als dank voor het reageren op mijn blog heb ik een cadeau voor je. Je ontvangt mijn planning wat jij kan gebruiken om jouw beloofde EMVI-criteria in te plannen. Dus een volledige planning met uitleg tot eind 2015, waarin jij het werk kan inplannen EN kan delen met je opdrachtgever!

Ik kijk uit naar je reactie!

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij

Ps. Wil je deze blog delen in je netwerk, zodat ook andere aannemers hiervan kunnen leren? Je kan dit heel gemakkelijk doen door op onderstaande knoppen te klikken. Bedankt alvast!