Terugkoppeling: belangrijk of belachelijk?

Een van de dingen die ik doe na een project is terugkoppelen met mijn klant. Met als doel om er beter van te worden! Dat is altijd mijn insteek in overleggen en ik raad jou aan om dat ook te hanteren. Door een terugkoppeling hoor je niet alleen wat goed ging, maar ook wat beter kan.

Hoe werkt terugkoppeling en hoe stel je jezelf op in overleg? Hieronder  5 tips die mij helpen tijdens een evaluatiegesprek.

Terugkoppeling door

Tip 1: Begin het gesprek goed

Allereerst bereid je het gesprek voor voordat je met je klant om de tafel gaat. Iedereen is geneigd om op te schrijven wat er mis ging. Dat geeft meteen een negatieve lading aan het gesprek en dat is niet de bedoeling. Het doel is om te leren! Begin daarom de TOPS met daaropvolgend de TIPS.

1. Schrijf minimaal 3 punten op die goed gingen en waarom (TOPS). Wat was jouw aandeel hierin en wat was het aandeel van je klant.
2. Schrijf maximaal 3 punten op die beter konden en waarom (TIPS). Wat kan jij hierin verbeteren en wat kan je klant hierin verbeteren.

Terugkoppeling door

Tip 2: Blijf luisteren

Hoor wat de ander zegt en niet HOE de ander het zegt. Vaak zit je gevoel hierbij in de weg, omdat de mens van nature een weerwoord wil geven. Wat mij altijd helpt is om ergens op een papiertje schrijven ‘luisteren niet oordelen!’. Wanneer de emoties oplopen, springt de zin er meteen uit en kan de focus weer op het luisteren.

Terugkoppeling door

Tip 3: Doorvragen en samenvatten

Door vragen te stellen en dieper op het punt in te gaan, kom jij tot wederzijds begrip. Vaak kom je zo ook al pratend en doorvragend op de oplossing voor jou EN je klant. Probeer zoveel mogelijk open vragen te stellen zodat jij je klant de gelegenheid geeft om alles op tafel te leggen.

Open vragen zijn bijvoorbeeld:

1. Wat bedoel je precies met (punt van aandacht)?
2. Hoe zou jij dat in het vervolg willen zien?
3. Wanneer ben jij tevreden?

Een andere manier om te checken of jij precies begrijpt wat je klant bedoeld is om een samenvatting te geven na elk aandachtspunt. Je kunt de volgende zin gebruiken: ‘Als ik je goed begrijp zeg je (samenvatting punt), klopt dat?’.

Terugkoppeling door

Tip 4: Accepteer  terugkoppeling

Wat de terugkoppeling of feedback ook is, accepteer dit. Door feedback te accepteren geef jij het signaal af dat jij jouw klant serieus neemt. Accepteren doe je bijvoorbeeld door de 1^e en 2^e tip te hanteren en daarnaast door je klant te bedanken voor feedback.

Hierbij kan je de volgende zinnen gebruiken.

1. Ik ga kijken hoe ik deze punten in mijn huidige bedrijfsvoering kan toepassen.
2. Ik kan niet alle punten in een keer verbeteren, welke vind jij het allerbelangrijkste?

Terugkoppeling door

Tip 5: Maak een verslag

Ik ben voorstander om van ieder gesprek een verslag te maken. De kracht van een verslag is de afronding en de check of iedereen het goed begrepen heeft. Ook kan je een verslag altijd teruglezen.

Dit was het laatste van mijn blogserie over het VECHT-systeem. Ik hoop je hiermee geholpen te hebben voor, tijdens en na de aanbestedingen.

Wil je meer weten over het systeem wat ik hanteer tijdens aanbestedingen? Laat dan nu een reactie achter in het reactieveld hieronder en ontvang een gratis boek exemplaar!

Alvast hartelijk dank voor je reactie!

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij

PS Wil je deze blog delen in je netwerk, zodat ook andere aannemers hiervan kunnen leren? Je kunt dit heel gemakkelijk doen door op onderstaande knoppen te klikken. Bedankt alvast!