Gewonnen…..en dan?

Gefeliciteerd! Je hebt de aanbesteding gewonnen. En nu komt de uitvoering. Ik heb het dan niet over de uitvoering van de werkzaamheden, maar over de uitvoering van de voorwaarden.

Vaak heb je een heleboel moeite gestoken in het opstellen van het EMVI plan van aanpak om het werk gegund te krijgen. En daarna ben je zo druk bezig met de daadwerkelijke uitvoering dat je de voorwaarden van het werk vergeet. Om te voorkomen dat je achteraf met een heleboel gedoe blijft zitten en om boetes te voorkomen, heb ik de 11 stappen hieronder op een rijtje gezet.

Winst door

Stap 1: Bestek doorlezen

In het bestek/aanbestedingsdocument staan alle minimale eisen genoemd door de opdrachtgever. Pak een leeg vel papier en zet alle eisen op een rijtje. De volgorde en belangrijkheid is nog niet van belang!

Winst door

Stap 2: Je EMVI plan van aanpak doorlezen

Door dit plan heb jij de aanbesteding gewonnen en het plan wordt als onderdeel van het aanbestedingsdocument beschouwd. Pak hetzelfde vel papier als in stap 1 en vul de lijst aan.

Winst door

Stap 3: Alles in de juiste volgorde zetten

Dat kan je heel eenvoudig doen door er een nummer voor te zetten. Daarna zet je alles op volgorde in je computer. Het gaat hierbij NIET om wat jij de juiste volgorde vind, maar wat jouw opdrachtgever als juiste volgorde acht!

Winst door

Stap 4: De belangrijkheid bepalen

Je kan heel druk bezig zijn met iets en vervolgens krijg je alsnog een boete omdat je de belangrijke zaken vergeten bent.

Door achter de punten in je lijst sterretjes te zetten, zie jij direct wat het belangrijkste is. Ook hierbij gaat het NIET om wat jij belangrijk vind, maar wat jouw opdrachtgever belangrijk vindt. Dat zijn vaak de punten waar een boeteclausule aan vast zit.

Winst door

Stap 5: Juiste mensen verantwoordelijk maken

Je hoeft niet alles zelf te doen! Je uitvoerder of iemand op kantoor kan bepaalde punten overnemen. Doordat jij aangeeft wie verantwoordelijk is voor elk punt heb je overzicht en duidelijkheid gedurende het werk.

Winst door

Stap 6: Planning maken 

Achter elk punt geef je aan wanneer de uiterste inlever-/aanleverdatum is. Indien iets wekelijks of maandelijks gedaan moet worden, geef je dat aan. Nu heb je alles in één overzichtelijke planning waarin zowel de uitvoering als de eisen staan.

Winst door

Stap 7: Planning doorspreken

Als je alle stappen doorlopen hebt, ga je goed voorbereid het startoverleg met je opdrachtgever in. Door in de planning ook hun eisen en voorwaarden op te nemen naast je EMVI plan van aanpak, laat jij zien serieus bezig te zijn met je werk.

Winst door

Stap 8: Planning definitief maken

Na het startoverleg is het mogelijk dat je nog wat aanpassingen moet doorvoeren. Alleen wat taken of data wijzigen en je bent klaar om werkzaamheden uit te gaan voeren.

Winst door

Stap 9: Planning delen

Deel de definitieve planning met de personen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde punten. Anders heb je al je tijd/energie voor niets gedaan.

Winst door

Stap 10: Terugkoppeling

Onder het motto ‘Niets is zo veranderlijk als een planning’, pas je de planning voortdurend aan. Dat betekend dat je aangeeft wanneer er bepaalde punten zijn afgerond. Sommige punten moet je wekelijks aanvullen en andere maandelijks. Ook dit is een taak die je bij iemand anders neer kan leggen.

Winst door

Stap 11: Evaluatie

Zodra alle werkzaamheden zijn afgerond en het project wordt geëvalueerd, neem dan ook de planning mee! De planning is namelijk een onderdeel van het proces en heeft het proces aangestuurd of bijgestuurd. Alleen door te evalueren blijf je de planning verbeteren en wordt het met ieder volgend werk makkelijker en eenvoudiger.

Ik wens je heel veel succes met de uitvoering van deze stappen.

 Mocht je nog vragen hebben over bovenstaande stappen laat dan een reactie achter in het reactieveld hieronder. Je kan ook altijd (vrijblijvend) contact met me opnemen.

Alvast hartelijk dank voor je reactie!

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij

PS Wil je deze blog delen in je netwerk, zodat ook andere aannemers hiervan kunnen leren? Je kan dit heel gemakkelijk doen door op onderstaande knoppen te klikken. Bedankt alvast!