Geef nooit op

Een paar weken geleden had ik de mogelijkheid om bij een kort geding aanwezig te zijn. De potentiële opdrachtgever van een klant van mij was voor het gerecht gedaagd. Dit was naar aanleiding van een aanbesteding waarbij mijn klant als 1^e uit de bus kwam. Hier had nummer 2 zijn vraagtekens bij en een kort geding werd aangespannen.

Zo’n kort geding is niet leuk en kost veel tijd en energie, maar het is ook enorm leerzaam. Deze leerpunten wil ik graag met je delen. Wellicht komen deze tips je in de toekomst nog van pas.

Tip 1: Sta voor je recht 

Wat de uitslag van de aanbesteding ook is, sta voor je recht! Je hebt allerlei rechten en plichten gedurende de aanbesteding en na de voorlopige gunning. Op elk moment in deze tijdlijn heb jij zeggenschap, vraagrecht en vraagplicht.

Het recht en de plicht om te vragen wordt (naar mijn mening) nog te weinig gebruikt. Dat kan later in je nadeel werken mocht je het tot een kort geding laten komen. Nog te vaak kom ik aanvragen tegen waarbij de termijn tot stellen van vragen al geweest is. Deze mogelijkheid is ook je zeggenschap, want als opdrachtnemer is het ook je plicht om eventuele afwijkingen en tegenstrijdigheden van de aanbesteding te melden.

Ook na de voorlopige gunning gelden bovenstaande rechten en plichten nog steeds. Het enerzijds veilig stellen van je eigen uitslag en anderzijds het kritisch vragen stellen over de gunning aan je concurrent.

Tip 2: Zorgvuldig lezen

Voor je recht staan betekend ook zorgvuldig lezen van ALLE documenten. Zowel de documenten toegevoegd bij de aanbesteding als ook je eigen documenten die jij indient voor de aanbesteding.

Ik betrap mezelf er ook nog regelmatig op dat ik bepaalde gedeelten van een aanbesteding ‘even snel doorlees’. Vaak staan daar dezelfde gegevens in als bij andere aanbestedingen en ben je geneigd deze over te slaan. Toch is elke tekst (hoe algemeen ook) belangrijk om deze met aandacht te lezen. Iedere aanbesteding is anders en als je dit zo beschouwd dan lees je alles goed door.

Om mezelf daarmee te helpen onderstreep of highlight ik de belangrijke stukken zodat ik later niet alles opnieuw hoef te lezen.

Tip 3: Betrokkenheid 

Van aanvraag tot gunning is het belangrijk om continue je betrokkenheid te tonen. Hierbij bedoel ik dan naast het vragen stellen, contact houden met je potentiële opdrachtgever. Ook in een kort geding is dit belangrijk want het kan je jouw opdracht kosten!

Als inschrijver kan je jouw expertise laten gelden door de opdrachtgever te ondersteunen tijdens het proces. Ga niet achterover hangen en afwachten, maar ben actief betrokken.

Tip 4: Onderbouw alles

Onderbouw alle in te dienen documenten naar de aanbesteding. Zoals gezegd is iedere aanbesteding anders en is het niet verstandig om zomaar een document van de vorige in te dienen. Afgezien van de standaard documenten als de ‘Eigen verklaring’ zijn er genoeg documenten die je zelf moet aanleveren. Eén van de documenten is bijvoorbeeld je referentie(s). Vul een referentie niet zomaar in, maar probeer deze zoveel als mogelijk te onderbouwen. Waar is het op van toepassing, wat heb je precies uitgevoerd, herhaal de vereisten van de aanbesteding hierin om alle twijfel weg te nemen.

Heel veel succes met je komende aanbesteding en mocht je vragen over bovenstaande hebben dan hoor ik deze graag.

Als jij een reactie achterlaat ontvang je een gratis exemplaar van mijn boek.

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij