De 10 meest gemaakte fouten

De 10 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een plan van aanpak met EMVI-criteria

Het afgelopen jaar ben ik volop bezig geweest met het opstellen van diverse plannen van aanpak met EMVI-criteria. Voor verschillende opdrachtgevers en voor verschillende werken ben ik vol goede moed aan de slag gegaan. In overleg met aannemers en aanbestedende diensten ben ik inmiddels aardig wijzer geworden in de procedure. Daar horen het maken van fouten en verschil van inzichten ook bij. Hieronder bespreek ik de meest gemaakte fouten

Meest gemaakte fout

1: Niet de moeite nemen om alles door te lezen

Doordat de meeste aanbestedingen digitaal worden aangeleverd lijkt het wel of er ineens een explosie van informatie verstrekt wordt. En dat is logisch natuurlijk, want nu kan de aanbesteder heel makkelijk alle plannen en rapportages aanleveren. Vroeger lagen ze ter inzage bij de aanbestedende dienst en moest je er speciaal naar toe rijden om de stukken in te kunnen zien.blahblah

Door het digitale tijdperk is het veel gemakkelijker geworden om alle informatie direct te verstrekken. Maar dat is ook meteen een valkuil. Doordat er zoveel informatie voor handen is, wordt het vaak gezien als overbodig of ballast.

Bedenk je de volgende keer dat ook die informatie meer inzicht geeft in de aanbesteder EN in het werk. Scan zorgvuldig alle informatie door en scheidt de belangrijkste documenten van elkaar.

Om de aanbestedende dienst beter te kunnen begrijpen en om een beter plan van aanpak te schrijven is het wel degelijk van belang dat alle belangrijke informatie goed wordt doorgenomen. Jij wilt toch ook voorkomen dat je ergens een geweldige opstelplaats wil genereren om vervolgens een zin over het hoofd te zien waarin wordt uitgelegd dat die plek niet gebruikt mag worden.

Maak daarom altijd onderscheid in relevante en ‘leuke’ informatie. Zorg dat je alle relevante informatie helemaal doorleest en onderstreep de, voor de aanbesteder, belangrijke informatie. Zodat jij een nog beter plan van aanpak kan opstellen.

Meest gemaakte fout

2: Het vorige plan gebruiken

Bij bijna alle aanbestedingen wordt een plan van aanpak geëist. Dus in 1 jaar tijd schrijf jij diverse plannen voor diverse aanbesteders. Om tijd te besparen is het makkelijker om een oud plan van dezelfde aanbesteder te gebruiken om zo het nieuwe plan te schrijven. Maar dit is de grootste valkuil die er bestaat!

Als een oud plan wordt gebruikt, vertroebelt dit namelijk direct je beeld van het nieuwe werk. Je bent niet meer scherp en laat je leiden door de antwoorden van het oude plan. Ook al heb je alles goed doorgenomen, op het moment dat je in je oude plan dingen gaat aanpassen worden er fouten gemaakt.

Door een nieuwe witte pagina te gebruiken wordt je creativiteit verhoogt en voorkomt het een vertroebelt beeld.

Natuurlijk kan je het oude plan nog steeds gebruiken en moet je die absoluut niet verwijderen. Maar die gebruik je dan pas NADAT het nieuwe plan af is. En alleen om te bekijken of jij de verbeterpunten van het oude plan in het nieuwe plan hebt doorgevoerd.

Zorg daarom altijd voor een nieuw leeg document waar je mee begint. Begin fris en opnieuw en laat je niet misleiden om het oude plan te gebruiken.

Meest gemaakte fout

3: Je niet volledig in het werk verdiepen

Baggeren is baggeren en maaien is maaien, toch? De technieken kunnen dan wel hetzelfde zijn, maar de uitvoering is iedere keer weer anders. Hou dat altijd voor ogen op het moment dat je wil inschrijven op een nieuw werk.

De omstandigheden zijn anders, het gebied is anders, de wensen zijn verandert, de gewenste kwaliteit is aangepast; allemaal redenen om ieder werk opnieuw te bekijken.

Als je alleen maar kijkt naar deel 2.2 van het bestek dan mis je een heleboel informatie over de gewenste uitvoering en/of kwaliteit.

Door ieder werk als nieuw en uniek te beschouwen, kan jij veel beter de uitvoering inschatten en dan ook een veel beter plan schrijven. Jij hebt je immers helemaal verdiept in DIT werk en jij hebt de moeite genomen om de situatie te bekijken. Misschien ken je het gebied wel of voer jij dit werk al jaren uit voor dezelfde opdrachtgever, maar dan nog kunnen de omstandigheden verandert zijn.

Door het stellen van vragen en het objectief bekijken van het gehele werk, kan jij betere plannen schrijven toegespitst op DIT werk.

Meest gemaakte fout

4: Klein denken

Klein bedrijf – kleine problemen, groot bedrijf – grote problemen? Ik denk dat ieder bedrijf hetzelfde probleem heeft en dat is ‘hoe maak ik mijn bedrijf zo uniek mogelijk’ zodat ik elk werk waarop ik inschrijf binnenhaal.

Er zijn heel veel baggeraannemers en groenvoorzieners dus waarom zou jij anders zijn dan de rest? Ik ben van mening dat dat de belangrijkste vraag is die jij je moet stellen voor iedere inschrijving!klein vs groot

Waarom ben jij beter? Waarom moet men jou dit werk gunnen? De eerste stap om deze vragen te beantwoorden is weten waar je opdrachtgever op gunt. Verdiep je zoveel mogelijk in je opdrachtgever en zoek naar jou unieke kenmerk wat hier perfect op aansluit. Mocht je nog inspiratie willen, bekijken dan mijn vorige blogartikelen HIER.

Ik geloof dat iedere aannemer minimaal 1 unieke kenmerk heeft! De kunst is om deze boven tafel te krijgen.

Meest gemaakte fout

5: Te laat beginnen

Je kan op 3 manieren te laat beginnen. Je ziet de aanbesteding binnenkomen en bedenkt dan ‘later’ of je hierop gaat inschrijven. Hierdoor mis je de mogelijkheid om vragen te stellen. Dat is een vaak onderschatte mogelijkheid. Door het stellen van vragen krijg jij namelijk een nog beter beeld van het werk en de wensen van de aanbesteder. Om gebruik te maken van deze mogelijkheid moet je je namelijk wel inlezen in het werk. Dus door vroegtijdig te beginnen met het doorlezen van alle informatie creëer je de mogelijkheid om gebruik te maken van het stellen van vragen.

Als tweede kan je het daadwerkelijk schrijven van het plan van aanpak uitstellen. Het is logisch om eerst de nota van inlichtingen af te wachten voordat je het plan gaat schrijven. Maar wacht daar niet te lang mee! Ook het schrijven van een plan vereist de nodige tijd en aandacht!

te laatEn als laatste merk ik vaak dat er te laat wordt gestart met de indiening. Door het digitale tijdperk is de sluiting definitief. Je hebt niet nog 1 minuutje extra om alles in te dienen. Hou daarom rekening met je internetverbinding door de drukte op de site. Begin daarom altijd minimaal 2 uur voor de sluiting met het uploaden van al je documenten zodat je op tijd de inschrijving indient.

Mijn motto is dan ook ‘Better safe than sorry’! Jij maakt ook een planning voor de uitvoering van je werkzaamheden, waarom dan geen planning voor je inschrijvingen? Bekijk voor meer tips mijn vorige blogartikel HIER en als jij hier een opmerking plaatst ontvang jij mijn planning voor aanbestedingen.

Meest gemaakte fout

6: Documenten vergeten toe te voegen

Inschrijvingen via Tenderned voorkomt het probleem dat je een document bent vergeten, maar toch is het nog steeds mogelijk. Het kan namelijk ook voorkomen dat jij per ongeluk het verkeerde document hebt geüpload. In beide gevallen wordt je direct uitgesloten van beoordeling en dat is natuurlijk zonde van al je tijd en energie die je hierin hebt gestoken. Check daarom altijd of je de gevraagde/vereiste documenten hebt. Zorg dat alles in orde is (bedrijfsnaam, handtekening, datum, werkomschrijving, etc) en upload deze zo vroeg mogelijk. Je hoeft niet te wachten totdat het plan klaar is. Deze documenten kan jij direct klaarzetten. Dan verloopt ook de inschrijving zelf soepeler en sneller.

checklistOok hier is het geen overbodige luxe om alles nogmaals te controleren op juistheid.

Meest gemaakte fout

7: Geen samenwerkingspartner zoeken

Ik merk dat de veranderde aanbestedingswet zorgt voor een schaalvergroting van het werk. Waar vroeger iedere discipline apart werd aanbesteed, zie je nu dat disciplines worden samengevoegd. Dat betekend dat 1 aanbesteding 1 gebied betreft waar allerlei werkzaamheden verricht moeten worden. Het gaat niet meer alleen om baggerwerken of maaien, maar ook het zetten van beschoeiingen of het repareren van kunstwerken kan onderdeel uitmaken van één en dezelfde aanbesteding.

Moet je dan maar alle disciplines in huis hebben voordat je kan inschrijving? Gelukkig bestaat er ook nog een samenwerkingsconstructie. Maar dat betekend wel dat jij deze vooraf geregeld moet hebben. Wacht ook hiermee niet te lang en ga proactief te werk.samenwerken

Jij kent vast wel aannemers bij jou in de buurt die jij vertrouwt en die wel de andere disciplines verzorgen. Spreek hen eens aan en kijk of jullie een samenwerking kunnen aangaan.

Alleen door samenwerking met andere partners vergroot jij je kans op meer werk, grotere projecten en langere doorlooptijd in opdrachten.

Meest gemaakte fout

8: Niet weten wat de opdrachtgever wil

Alles is doorgelezen en de nota van inlichtingen komt met extra informatie, maar dan kan het nog voorkomen dat het niet helemaal duidelijk is wat de opdrachtgever precies wil. Het kan zijn dat de omschrijvingen te globaal zijn gehouden of dat de opdrachtgever bij jou niet bekend is. In dat geval is het altijd verstandig om de website te bekijken. Daar staat heel veel aanvullende informatie over de koers die de aanbesteder voor ogen heeft. Dat heeft meestal niet direct wat met het werk of de uitvoering te maken, maar wel met de wensen en behoefte van de aanbesteder. Het is daarom altijd aan te raden om ook de website eens te bekijken. Mocht je nog meer tips willen, lees dan HIER mijn vorige blogartikel.

wat wil jeIs de opdrachtgever wel een bekende dan is het raadzaam om na iedere uitvoering van een werk koffie te drinken bij de opdrachtgever. Door de relatie open te houden en de uitvoering door te spreken, merk jij al snel waar de verbeterpunten liggen. Zo komen ook de (vaak) onderliggende wensen en behoeften van de opdrachtgever boven tafel.

Rond daarom een werk altijd af met een evaluatie samen met de opdrachtgever.

Meest gemaakte fout

9: Niet vernieuwen

De meeste aanbestedingen vergen veel meer tijd van de aannemers dan vroeger. Alleen het indienen van een prijs is niet meer voldoende. Er moet een heel plan geschreven worden en vaak wordt ook een hele administratie vereist van de aannemer.

Het is logisch dat je denkt ‘wat een gedoe allemaal en waarom moet dat zo moeilijk’, maar eigenlijk belemmer je dan jezelf. Vroeger komt niet meer terug, dus blijf er dan ook niet in hangen. Lees hierover mijn vorige blogartikel HIER.

Ook in de technieken zijn veel veranderingen opgetreden en steeds meer machines zijn duurzamer gewordinoveeren. Ook dit is een vernieuwing die je bij moet houden. Steeds meer aanbesteders gunnen op basis van duurzaamheid en het is zonde als jij daarin achterblijft. Bekijk je wagenpark eens en stel een plan op om je wagenpark duurzamer te maken, hetzij door aanschaf van nieuwe machines hetzij door aanpassingen aan bestaande machines. Als je hier nu niet in meegaat, haal jij straks geen werk meer binnen.

Blijf vernieuwen en blijf scherp op de nieuwe wet en regelgeving omtrent gunning en aanbestedingen.

Meest gemaakte fout

10: Niet of onvoldoende vertrouwen van de opdrachtgever

Vertrouwen kan je op 3 manieren verkrijgen. Ik stel voor dat je alle drie de manieren op de een of andere manier verwerkt in je bedrijfsvoering.

Ten eerste het vertrouwen op basis van voorgaande uitgevoerde werken. Werk jij netjes, op tijd en volgens plan dan creëer jij vertrouwen. Een mens is geen machine en daarom spelen emoties een rol tijdens de beoordeling. Op het moment dat zij jou bedrijfsnaam zien, komt daar direct een bepaald beeld bij. Zorg dat dat beeld positief is! Ook als de uitvoering niet helemaal verloopt zoals de opdrachtgever zou willen, dan is het aan jou om het beeld positief te houden.

Vertrouwen krijg je ook door een goed plan van aanpak te schrijven. Laat zien dat jij het werk begrijpt, beheerst en als beste kan uitvoeren. Een plan waar twijfel in zit, wordt gelezen als ‘geen vertrouwen’. Vermijd uitspraken als ‘zou kunnen, eventueel en indien mogelijk’. Dat zijn zwakke uitspraken die jou plan ondermijnen. Hanteer daarom liever krachtige termen als ‘dit doen wij zo, dit is ons plan en zo verloopt het werk’. Dat komt veel krachtiger en geloofwaardiger over.

En daarnaast krijg je natuurlijk vertrouwen door het plan ook daadwerkelijk zo uit te voeren. Veel te vaak hoor ik dat aannemers een plan (laten) schrijven en vervolgens een heel andere werkwijze hanteren. Dat is zo zonde van al je tijd, energie en kosten in het schrijven van het plan. Zorg dat het plan altijd aansluit bij de door jou gehanteerde werkwijze en niet andersom!

Vertrouwen bij de opdrachtgever geeft jou automatisch een streepje voor, maar daar moet je wel wat voor doen! Voor meer informatie, lees mijn vorige blogartikel HIER.

Nu is mijn vraag aan jou: in welke van deze punten herken jij jezelf? Laat het me weten in het reactieveld hieronder. Als beloning krijg jij van mij 1 uur gratis advies over de door jou aangegeven punten.

Alvast hartelijk dank.

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij

2 Responses to De 10 meest gemaakte fouten

  1. Rana 12 december 2017 at 07:30 #

    Beste Bianca,

    Ik heb de tekst gelezen en haal hier veel goede tips uit! Waarvoor dank. Mag ik andersom ook een tip aan u geven? Laat iemand grammaticaal de tekst beoordelen. Er staan veel d/t fouten in, en jou/jouw wordt bijvoorbeeld ook door elkaar gebruikt.

    Groetjes Rana

    • Bianca van Rooij 14 december 2017 at 16:00 #

      Beste Rana,

      Fijn dat je er tips uit gehaald hebt, veel succes met het implementeren daarvan. Bedankt voor je tip; ik ga het doorgeven aan diegene die mijn teksten nakijkt.

      Groeten,
      Bianca

Geef een reactie

*