3 meest gemaakte fouten bij aanbestedingen

Doordat ik zowel bestekken schrijf voor opdrachtgevers als voor aannemers inschrijf op bestekken, zie en ervaar ik beide kanten. Ik merk steeds vaker dat het vertrouwen een ware kloof aan het worden is. Beide partijen staan lijnrecht tegenover elkaar en geven geen duimbreedte toe. Het lijkt wel of toegeven gelijk staat aan verliezen. Maar wie zijn de verliezers nou eigenlijk? In mijn ogen…. Alle betrokken partijen!! In een lijnrechte lijn tegenover elkaar staan leidt namelijk altijd tot verliezers. Men verliest overzicht, financiën, tijd, goodwill, betrokkenheid, werken, aanbiedingen, en zo kan ik nog een tijdje door gaan.

Of je nou de gaten in het bestek zoekt of in oplossingen denkt, hieronder bespreek ik 3 veel gemaakte fouten.

FOUT 1          Alles dicht timmeren!

Iedereen probeert tegenwoordig alles op detail niveau dicht te zetten. Want we staan op scherp als er een ‘slimmerik’ langs komt en hij benadert het net anders als wij bedoelen!

Een bestek schrijven is mensenwerk, een werk uitvoeren is mensenwerk, op een werk inschrijven is mensenwerk, dus eigenlijk alles is mensenwerk! Waarom proberen wij dan met zijn allen ervoor te zorgen dat alles dicht wordt getimmerd?!

Dat is immers onmogelijk, want het blijft mensenwerk. Ik vraag me dan altijd af waar de tijd is gebleven dat je met elkaar kon praten. Dat je er met elkaar aan uit komt waarbij niemand schade heeft. Dat tijdperk mis ik heel erg en hiervoor doe ik mijn uiterste best om dit weer terug te halen. Doe jij met me mee?

FOUT 2          Vertrouwen moet je winnen!

Dat alles valt en staat met het woord ‘vertrouwen’ is al lang bekend. Wat ook bekend is, is dat je vertrouwen moet winnen, toch? NIET dus!

Net als met alles in het leven is het geven en nemen. Let er wel op hoe en in welke volgorde de twee woorden staan! Geven staat als eerste en nemen komt daarna.

Ik sta er altijd weer versteld van hoe vaak ik hoor dat ‘de andere partij het niet verdiend om vertrouwd te worden’. Het is namelijk geen kwestie van iets verdienen of winnen. Nee, het is een kwestie van ben jij in staat om vertrouwen te geven EN daarna het vertrouwen in ontvangst te nemen?!

FOUT 3          Onderhandel om niet te verliezen!

De laatste veel gemaakte fout is dat je onderhandelt om niet te verliezen. Als ik het woordenboek erbij pak dan vind ik onderstaande 4 resultaten:

1. Optimale resultaten boeken bij gesprekken met tegenstrijdige belangen, zowel op inhoudelijk gebied als op het gebied van het goed houden van de relatie.
2. Een communicatieproces gericht op het bereiken van een overeenkomst tussen twee of meerdere partijen.
3. Proberen tot een overeenkomst te komen door middel van een gesprek.
4. Erover praten en het eens proberen te worden.

Ik zie nergens staan ‘probeer te winnen’!

Onderhandelen is een spel en in een spel heb je wel eens verliezers en winnaars, maar het doel is plezier met elkaar. Dat zie ik ook in en tijdens aanbestedingen: het is een spel waarbij beide partijen tot een zo goed mogelijke overeenkomst en uitvoering proberen te komen.

Nou ben ik benieuwd welke fout jij de volgende keer probeert te voorkomen. Door dat met ons te delen leren we van elkaar en zijn we in staat om aanpassingen te doen.

Ik hoor graag van jou!

Mocht jij vragen of opmerkingen hebben dan hoor ik deze uiteraard graag. Laat een reactie achter in het reactieveld hieronder. Deel dit bericht als je iemand kent die deze tips goed kan gebruiken. Zo kunnen we elkaar verder helpen!

Alvast hartelijk dank voor je reactie!

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij