in 10 stappen communicatie versnellen

Een klant van mij gaf aan dat hij af en toe moeite had om bij opdrachtgevers door te komen. Een werk valt en staat met het verkrijgen van de juiste documenten met de juiste handtekeningen. En dat alles natuurlijk binnen een redelijk gestelde termijn zodat er geen vertraging optreedt.

Hieronder heb ik de 10 noodzakelijke stappen omschreven om dit voor elkaar te krijgen.

1. Vraag vooraf wat je moet doen om het een en ander te versnellen

Ga nooit akkoord met de voorgestelde termijn. Ook al is het procedure en een vooraf vastgestelde periode, je kan altijd versnellen maar het is niet vanzelfsprekend. Hou er altijd rekening mee dat je ook nee kan krijgen, maar als je het niet vraagt weet je het ook niet.

Voor sommige documenten moet een standdoeningstermijn gevolgd worden waarop anderen inzage in hebben en inspraak op hebben. Maar vaak genoeg is het een document die binnen de afdeling of organisatie goedgekeurd moet worden. En vaak nog door heel veel verschillende personen die allemaal een eigen agenda hebben. Soms is het een vervelend stuk dat gewoon ‘ erbij’ hoort maar waar ze geen prioriteit aan geven. Door te vragen wat je kan doen om het een en ander te versnellen, geef je aan dat je weet hoe belangrijk dit document voor ze is. Maar dat er ook ‘haast’ bij is omdat jij aan een deadline verbonden bent en zei niet.

2. Blijf in contact met de verantwoordelijke

Stel iemand binnen de afdeling of organisatie verantwoordelijk voor het document. Het moet niet zo zijn dat ieder persoon die er iets van moet vinden een eigen verantworodelijkheid heeft. Dan gaat het namelijk niet goed. Die persoon kan je zelf aanstellen en ook dat doe je door het gewoon te vragen. ‘Mag ik jouw vragen om zorg te dragen voor dit document en dat ik met jou contact opneem over de voortgang van dit document?’. Geef ook hierin aan dat je het belangrijk vindt en graag korte lijntjes wil. Dat je niet iedere keer hoeft uit te leggen waar je mee bezig bent, maar dat hij/zij dat nu heel goed weet. En dat hij/zij namens jou vertegenwoordigt.

3. Zorg dat je een contact schema maakt (om elkaar bij de les te houden)

Spreek vooraf duidelijk af wat en hoe jullie in contact met elkaar blijven. Wil je wekelijks horen wat de status is dan moet je dat aangeven. En hoe wil je hiervan op de hoogte gehouden worden. Schrijf het heel duidelijk voor jezelf op en verwerk het in een soort planning. Zo weten alle partijen wat de afspraken zijn en wat er van hen verlangd wordt. Dit is een houvast voor jezelf.

4. Houd je aan het contact schema

Zorg ervoor dat je nooit maar dan ook nooit zelf een contact moment mist! Als je er zelf al laconiek mee om gaat, dan heeft zo’n schema geen waarde meer en kan je het net zo goed weggooien.

5. Zorg dat je altijd beschikbaar bent (al is het maar op gevoel)

Tegenwoordig hebben we allemaal een mobiele telefoon. Gebruik deze in je voordeel. Vraag met welk telefoonnummer de ander kan bellen zodat je altijd kan zien dat hij/zij belt. Geef aan dat je altijd voorrang verleend aan zijn telefoontje. Met andere woorden laat hem/haar belangrijk voelen. Als je dan in een belangrijke meeting zit en die persoon belt. Neem het telefoontje aan en geef aan wanneer je hem/haar gaat terugbellen. Ook dat is altijd beschikbaar zijn, want je neemt wel de telefoon op. Het is af en toe zo simpel!

6. Neem het initiatief

Als je iets van iemand anders verwacht, begint dat vaak bij jezelf! Stiptheid eis je op door zelf heel stipt te zijn. Volg je eigen schema tot de letter op en zorg ervoor dat je als eerste contact opneemt op het moment dat het nodig is.

7. Geef aan waarom het belangrijk is voor je/het werk/ het project/ de uitkomst

Je kan alleen eisen als je ook het belang ervan aan kan geven. Wees hier openhartig over en geef ook aan waarom het voor de ander belangrijk is/zou moeten zijn. Door er een goede reden aan te geven, is de ander vaker geneigd om de regels om te buigen. Het belang moet dan wel groot genoeg zijn voor de afdeling of organisatie. Een reden als ‘omdat ik het zo gepland heb’  is natuurlijk geen goede reden.

8. Communiceer de consequenties bij het eerder/later opleveren

Naast het belang van een snellere procedure is er ook een consequentie als iets wel of niet lukt. Ook dat geef je aan. Kom dan niet met een reden aan als ‘mijn deadline is zo’ maar denk dan aan ‘hoe eerder wij kunnen beginnen hoe beter jullie je klanten kan bedienen’, ‘inwoners zijn vaak belangrijke peilers van je opdrachtgevers en hen tevreden stellen staat dan ook vaak hoog in de lijst. Maak hier gebruik van (zonder misbruik ervan te maken).

9. Hou het pad/weg in de gaten die het document volgt of moet volgen

Ook al hoef je niets aan te leveren of uit te leggen, hou altijd je document in de gaten. Waar gaat het nu heen, wie is hier bevoegd, hoe lang is het blijven liggen, welke personen moeten er nog wat van vinden en hoeveel tijd hebben we nog? Al dat soort vragen moet je iedere dag blijven stellen, maak hier je dagelijkse prioriteit van en je krijgt veel meer voor elkaar. Door te focussen blijf je on track!

10. Stel voor om alles persoonlijk uit te leggen of te verklaren

Natuurlijk moeten er dingen ingediend worden op papier en moet je documenten aanleveren. Stel altijd voor om het in een persoonlijk gesprek uit te leggen. Blijf ook altijd vragen of het helder en duidelijk genoeg is voor ze en of er nog vragen zijn. Hoe meer jij vraagt om vragen hoe sneller het een en ander gebeurt. Door een persoonlijke uitleg kan je sneller aanpassingen maken aan je documenten en gaat de procedure sneller.

Nou ben ik benieuwd welke tip een eye opener voor je was. Geef dat hieronder in een reactie aan. Laten we van elkaar leren en hou elkaar scherp. Heb je nog een andere tip die je hier niet gezien hebt, hoor ik deze ook graag. Ik reageer altijd!

Heel veel succes en ik hoor graag je (succes)verhalen.

Mocht jij vragen of opmerkingen hebben dan hoor ik deze uiteraard graag. Laat een reactie achter in het reactieveld hieronder. Deel dit bericht als je iemand kent die deze stappen goed kan gebruiken. Zo kunnen we elkaar verder helpen!

Alvast hartelijk dank voor je reactie!

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij