Bespaar TIJD met deze 4 tips!

Dit artikel staat helemaal in het teken van ‘wat kan ik volgend jaar beter doen’.

Een belangrijk aspect van ondernemer zijn is tijd! Wat doe ik wel en vooral hoe plan ik dat in. Ik merk bij veel van mijn klanten dat er toch vaak op het allerlaatste moment dingen gedaan moeten worden. Met als gevolg dat deze dingen haastklussen worden en niet goed of niet correct gedaan worden.

Neem nou de aanbestedingen. Ruim van te voren worden de aanbestedingen op het internet gepubliceerd zodat jij er tijdig vragen over kan stellen. En dat er tijd gereserveerd kan worden om deze aanbesteding goed door te nemen. Helaas heb jij het vaak erg druk en schiet zo’n aanbesteding ineens erbij in. En dat terwijl het toch werk oplevert!

Om jou te helpen heb ik hieronder de 4 tips weergegeven die jou helpen om meer tijd te nemen om de aanbestedingen goed en op tijd in te dienen.

Tijdsbesparing door

Tip 1: Plan iedere aanbesteding in

Zodra een aanbesteding wordt gepubliceerd kan jij in één oog opslag zien of deze geschikt is voor jou en je bedrijf. Vervolgens beslis jij of je hierop gaat inschrijven. Je bekijkt de datum en de geschiktheidseisen en dan ……….. grote kans dat het vervolgens uit je systeem verdwijnt, omdat het ‘pas’ over een maand aanbesteed wordt. Toch blijft die aanbesteding door je hoofd spoken en vertel jij jezelf voortdurend ‘die moet ik niet gaan vergeten’. Een week voor de aanbesteding sta je ineens in een positie dat je helemaal geen tijd hebt voor deze aanbesteding. Herken jij jezelf hierin?

Wat mij altijd helpt op het moment dat ik iets niet moet vergeten, is om deze taak helemaal in te plannen. Ik gebruik hiervoor een Excel planning, maar iedere planning is natuurlijk goed. Reserveer in jouw planning dan ook tijd voor jezelf om hier de nodige aandacht aan te besteden. Hieronder vind je een aantal deeltaken waar tijd en energie voor nodig is om de inschrijving zo effectief en soepel mogelijk te laten verlopen.

• Doorlezen aanbestedingsdocumenten (circa 2 uur);
• Formuleren van vragen (circa 1 uur);
• Indienen vragen (circa 15 min);
• Doorlezen antwoorden (circa 15 min);
• Bijeen zoeken en invullen benodigde formulieren (circa 1 uur);
• Digitaal klaar zetten formulieren op je computer (circa 15 min);
• Opstellen plan van aanpak (circa 8 uur);
• Digitaal inschrijven (circa 1 uur).

Als je het zo uitgeschreven ziet staan, merk je ineens dat het helemaal niet zo lang hoeft te duren (bovenstaande tijdsinschattingen zijn ruim genomen). Mits je op tijd en op gezette tijden er aan begint!

Tijdsbesparing door

Tip 2: Zet alvast alle documenten digitaal klaar

Voor iedere aanbesteding heb je een heleboel (standaard) documenten en formulieren nodig. Een afschrift van de Kamer van Koophandel wordt regelmatig geëist. Ook een Eigen verklaring en/of een model K zijn standaard documenten. Op het moment dat jij besluit om in te schrijven op een aanbesteding, kan jij direct dit soort documenten alvast klaar zetten. Zorg ervoor dat je een aparte map op je computer hebt specifiek voor deze aanbesteding. Daarin sla je dan alvast alle documenten op, zodat je dit niet meer op het allerlaatste moment hoeft te doen.

Die documenten waar een handtekening vereist is (Eigen verklaring, model K) moeten dus eerst uitgeprint worden, handtekening erop en weer in gescand worden. Doe je dit pas op het laatste moment, dan zal je zien dat het printerpapier op is. Of de inkt is ineens op en je hebt nergens meer nieuwe inkt. De scanner heeft ineens kuren en doet niet wat jij wilt. Dit zijn bekende problemen die heel makkelijk voorkomen kunnen worden door in een vroeg stadium te beginnen.

Tijdsbesparing door

Tip 3: Niet alles zelf willen doen

Als je naar de tijdinschatting van tip 1 kijkt, zie je dat er maar twee taken zijn die meer tijd kosten dan andere taken. Het doorlezen van alle aanbestedingsdocumenten en vervolgens het schrijven van een plan van aanpak zijn de echte tijdsvreters.

Dit zijn ook taken die je heel makkelijk aan iemand anders kan overlaten. Laat een medewerker op kantoor alvast alle documenten doornemen en de belangrijke dingen arceren. Zo hoef jij alleen nog maar de arceringen door te nemen en bespaart jou dat een heleboel tijd.

Jij weet als geen ander hoe goed jij het werk uit kan voeren voor die bepaalde aanbesteding en waarom de opdrachtgever voor jou moet kiezen. Maar iets weten en iets opschrijven zijn twee heel verschillende dingen. Ik merk dat (kleinere) aannemers moeite hebben met het verwoorden van hun kennis en kunde in een plan van aanpak. De opdrachtgever let er namelijk ook op HOE je het opschrijft. Blijf jij aan de ‘safe’ kant door woorden/zinnen als ‘mogelijkerwijs’, ‘waarschijnlijk’, ‘wij kunnen dit’ op te schrijven, dan krijgt de opdrachtgever er niet meteen een goed gevoel bij. Woorden/zinnen als ‘dit doen wij’, ‘wij zorgen hiervoor’ en ‘dit voeren wij zo uit’ komen veel krachtiger en overtuigender over.

Nou denk jij misschien ‘het inschakelen van een expert is wel tijdsbesparing, maar absoluut geen kostenbesparing!’. Bekijk het dan eens van deze kant. Jij stelt de juiste persoon verantwoordelijk voor het schrijven van een plan van aanpak en het levert jou direct rust, ruimte en zekerheid op. Zekerheid dat het gebeurt en dat het goed gebeurt. Daarnaast houd jij meer tijd over om je bezig te houden met het lopende werk wat, uiteindelijk, geld oplevert. Jij hoeft niet jouw eigen tijd in het plan te stoppen en dat is ook een financiële besparing. En vind jIJ een expert waarbij het risico op het niet winnen van een aanbesteding ondervangen is, verlaag jij direct je risico op deze investering.

Dus het schrijven van een plan van aanpak vereist de nodige concentratie, tijd en inspanning. Denk er goed over na of jij dit zelf gaat doen OF hiervoor een expert inschakelt.

Tijdsbesparing door

Tip 4: Begin op tijd en neem de tijd

Deze tip is een inkoppertje, dat weet ik, maar ik wil deze toch benadrukken. Vaak merk ik dat de aannemer een week voor de aanbesteding druk bezig is met deze aanbesteding. En dat deze tijdsspanne (van 1 week) voldoende moet zijn. Maar wat als er ineens een bankgarantie bij de inschrijving ingediend moet worden? Of je kan het werk niet helemaal alleen uitvoeren en hebt een (onder)aannemer nodig? Dan is 1 week ineens veel te kort! Besluit jij op dat moment dan dat je niet gaat inschrijven? Natuurlijk niet! Want iedere aanbesteding op jouw vakgebied is het waard om op in te schrijven.

Wat levert het jou op, als jij 1 week voor de aanbesteding alles al gereed hebt staan voor uploaden? Rust? Ruimte? Een voldaan gevoel? Dat is toch zeker veel meer waard dan al die stress!

Dus volg tip 1 naar tip 2 en tip 3, dan heb je automatisch tip 4 al te pakken.

Heel veel succes met de aanbestedingen van volgend jaar. Ik hoop dat jij aan de slag gaat met deze 3 tips (tip 4 volgt automatisch). Laat in het reactieveld hieronder horen wat jouw grootste tijdsvreters zijn. Als cadeau krijg jij mijn tijdsplanning die ik heb omgezet naar een aanbestedingsplanner. Mis je taken, dan hoor ik het graag.

Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij

PS. Nog een laatste vraag. Wil jij mijn blog delen in jouw netwerk? Zodat we op deze manier anderen ook helpen? Je kan dat heel makkelijk doen door hieronder op het betreffende icoontje te klikken. Veel dank alvast!