Effectief is niet efficiënt?!

Ik hanteer een systeem om samen met jou die aanbesteding te winnen. Dat systeem noem ik het VECHT-systeem. De letters in VECHT staan voor verschillende onderdelen. Deze ga ik in een blogserie nader toelichten. De eerste letter (V) staat voor ‘vertrouwen’! Om deze terug te lezen klik HIER . De volgende letter (E) staat voor Efficiënt en wordt hieronder nader beschreven.

Ik was begonnen aan een blogreeks over mijn VECHT systeem en dan is het ineens ontzettend stil geworden vanaf mijn kant! Hoe kan dat, hoor ik je denken. Dat is eigenlijk heel eenvoudig en heeft alles te maken met dit blogartikel.

Ik had het ineens enorm druk gekregen met allerlei werkzaamheden waardoor ik helemaal mijn planning en activiteiten uit het oog ben verloren. Ik hoor dit heel vaak van mijn klanten en nu was ik er zelf aan ten prooi gevallen. Ik heb enorm geworsteld met het niet voldoende uren in een dag hebben. Ik wil alle klanten tevreden houden en toch mijn kwaliteit bewaken.

Nu heb ik het weer op de rit en hieronder vind je 4 tips hoe ik dat gedaan heb. Doe er je voordeel mee, zodat jij niet in dezelfde valkuil trapt.

Efficiënt zijn door

TIP 1: Planning

Ik was er altijd een beetje trots op dat ik chaotisch geordend ben. Ik kan dus heel veel dingen tegelijkertijd. Hierdoor loopt alles door elkaar heen en heb ik nooit de tijd om iets goed af te maken. Dan worden het ineens haastklussen en sta je voor deadlines waardoor ik de hele nacht door moet ploeteren. Dat gaat ten koste van mijn nachtrust en dus mijn focus. Op het moment dat ik door had wat ik deed, heb ik dat direct stop gezet. Ik ben opnieuw naar mijn planning gaan kijken en met een schone lei begonnen.

Wanneer moet iets echt af en wanneer vind iemand het leuk om iets te krijgen? Daarmee bedoel ik dat heel veel mensen een deadline doorgeven, maar de vraag is of dat wel echt een keiharde deadline is? Of kan het misschien een paar dagen later? Zo ja, dan is er nog geen man over boord.

Door die vraag voor mijzelf helder te hebben, ben ik al mijn taken opnieuw in gaan plannen. Deze keer met realistische ECHTE deadlines. Dat gaf me zoveel lucht en ruimte om weer andere taken, belangrijk voor mijn bedrijf en klanten, in te kunnen plannen.

Efficiënt zijn door

TIP 2: Prioriteiten stellen

Een planning volgen geeft veel meer focus voor die dag. Ik begin nu mijn dag niet meer met duizend dingen op mijn lijstje. Ik beperk het tot maximaal 6 taken die op die dag echt af moeten zijn. Dat verschilt van een klant helpen tot het schrijven van mijn blog of werken aan mijn website.

Het begeleiden bij aanbestedingen geeft altijd duidelijke deadlines. Ik plan deze direct in, zodat ik meer tijd neem om deze aanbesteding goed door te nemen en voor te bereiden.

Door deze heldere en bereikbare focus merk ik dat ik veel meer kan doen op een dag. En dat niet alleen! Ik heb ook mijn avonden en weekenden weer terug.

Efficiënt zijn door

TIP 3: Verschil effectief en efficiënt

In het kader van het VECHT systeem ben ik mij ook eens gaan verdiepen in de termen Efficiënt en Effectief. Het zijn 2 verschillende woorden die veel op elkaar lijken,  maar een andere betekenis hebben en daardoor vaak door elkaar worden gehaald. Maar wat betekenen die woorden en wat voor effect hebben ze?

 Efficiënt staat voor ‘zoveel mogelijk gedaan krijgen’.

Effectief staat voor ‘alleen doen wat nodig is’.

Hierdoor besef ik nu dat ik vooral aan het focussen was op efficiënt werken maar helemaal het effectief werken vergat. Dus voortaan doe ik meer effectief werk zo efficiënt mogelijk.

Efficiënt zijn door

TIP 4: Stap voor stap

Waar ik mezelf ook heel vaak op betrapte was dat ik al aan een opdracht begon zonder dat ik alle informatie binnen had. Ik vulde de ontbrekende gegevens vaak zelf in en ging maar gewoon door met de opdracht. Als dan daarna de ontbrekende informatie alsnog binnen kwam, merkte ik dat ik de verkeerde richting op was gegaan. Met als gevolg dat ik alles opnieuw kon doen.

Dat doe ik nu niet meer en heb ik een checklist gemaakt met alle gewenste informatie die ik moet hebben, voordat ik aan die opdracht begin.

Ik ga nu stap voor stap te werk, waardoor ik meer doe in minder tijd. Simpelweg omdat ik de juiste gegevens heb waar mijn werk op gebaseerd is. En ik dus niet meer opnieuw hoef te beginnen.

Door mijn verhaal te delen hoop ik dat ik jou kan helpen. Mijn ervaring leert dat de juiste focus je veel verder brengt. Hiervoor moet je op tijd even stil staan bij wat je aan het doen bent, alles weer opnieuw inplannen en dan kan je weer door. Als je altijd alleen maar door blijft rennen en hollen dan ren je niet alleen jezelf voorbij, ook je bedrijf is daar niet bij gebaat!

Wil je meer weten over het systeem wat ik hanteer tijdens aanbestedingen? Laat dan nu een reactie achter in het reactieveld hieronder en ontvang een gratis boek exemplaar!

 Alvast hartelijk dank voor je reactie!

 Met vriendelijke groet,

Bianca van Rooij

PS. Wil je deze blog delen in je netwerk, zodat ook andere aannemers hiervan kunnen leren? Je kan dit heel gemakkelijk doen door op onderstaande knoppen te klikken. Bedankt alvast!